Deel operationele informatie gecontroleerd met publieke partners.
Deel een actueel dossier met de gemeente. U ziet wat gedeeld is, wat nog gevraagd wordt en wat u heeft aangeleverd.
Officiële besluitvorming blijft bij de bevoegde instantie.
Wat u in uw eigen omgeving doet
U werkt niet in het systeem van de organisator. De gemeente heeft een eigen omgeving met een eigen dossier per evenement. Wat de organisator deelt komt daar binnen; wat u vastlegt blijft van u.
Eén werkvoorraad in plaats van een mailbox
Alles wat om een reactie van uw dienst vraagt staat op één lijst, met wie het behandelt en sinds wanneer het er ligt. Een stuk dat nog niet is opgehaald leest als “niet vastgesteld”, niet als “niets aan de hand”.
Een besluitregister dat niet te herschrijven is
Adviezen, voorwaarden en besluiten worden vastgelegd met wie, wanneer en waarop. Regels kunnen worden toegevoegd, niet gewijzigd of verwijderd. Bij verantwoording achteraf telt dat verschil.
Zien wat er sinds de vorige versie is veranderd
Een organisator stuurt een nieuwe versie van een plan. U ziet per onderdeel wat hetzelfde bleef, wat wijzigde en wat nieuw is, in plaats van twee PDF’s naast elkaar te leggen.
Aandachtspunten die meegaan naar de volgende editie
Wat dit jaar misging of nog openstond, staat er bij de volgende editie weer bij. Niet als los geheugen van één ambtenaar, maar in het dossier.
Rechten per dienst, niet per organisatie
Vergunningen, GHOR, politie en handhaving zien niet automatisch hetzelfde. Wie welk stuk mag lezen wordt in de database afgedwongen, niet in het scherm verstopt.
Een export die zichzelf verantwoordt
Bij het exporteren van een dossier zit een overzicht van wat er in zit én wat ontbreekt. Een document dat er niet is, staat er als ontbrekend bij, niet weggelaten.
FloorPilot vervangt geen zaaksysteem en neemt geen besluiten. Het bevoegd gezag beslist; deze omgeving zorgt dat de informatie waarop u beslist compleet en herleidbaar is.
De formeel gedeelde versie, niet de interne werkvloer
Een organisator werkt tot het laatste moment aan zijn stukken. Dat hoort zo. Wat u als behandelaar krijgt is niet die werkvloer, maar de versie die bewust met u is gedeeld, met de wijzigingen die voor uw rol van belang zijn.
Wat u ziet
- De formeel gedeelde versie, met datum en versieaanduiding
- Wat er is gewijzigd ten opzichte van de vorige editie
- Openstaande punten die voor uw rol van belang zijn
- Wat de organisator heeft gedaan met eerder advies
- Wanneer iets is gedeeld, en met wie
Wat u niet ziet
- Interne concepten en werkversies
- Dat er een nieuwer concept in de maak is
- Interne oplossingsnotities en overleg binnen het team
- Persoonsgegevens van crew en contactpersonen
- Medische gegevens uit incidentregistraties
Dat tweede punt is geen detail. Zou u kunnen zien dát er een nieuwer concept is, dan zet dat de organisator onder druk om te delen wat nog niet af is. Een half document beoordelen kost u beiden tijd.
Delen met gemeente.
De organisator bepaalt welke onderdelen worden gedeeld. Interne operationele informatie blijft afgeschermd wanneer die niet hoeft te worden gedeeld.
- EvenementgegevensGedeeld
- VeiligheidsplanGedeeld
- PlattegrondGedeeld
- NoodcontactenGedeeld
- VerkeersplanGedeeld
- GeluidsplanGedeeld
- Actuele documentversieGedeeld
- Laatste wijzigingGedeeld
- Interne crewbriefingNiet gedeeld
- Interne productieplanningNiet gedeeld
- Interne incidentnotitiesNiet gedeeld
- Dossieroverzicht
- Gedeelde documenten
- Actuele versie
- Ontbrekende informatie
- Gemeentelijke feedback
- Aanvulling ontvangen
- Wijziging sinds vorige versie
- Gedeeld auditspoor
De gemeente ziet uitsluitend wat voor deze samenwerking is gedeeld.
Directe samenwerking
Wanneer de gemeente deelneemt, komen feedback, aanvullingen en gedeelde versies direct terug in FloorPilot.
Zonder deelname
Zonder deelname blijft FloorPilot de omgeving van de organisator voor voorbereiding, export, delen en interne opvolging.
FloorPilot ondersteunt samenwerking en informatie-uitwisseling rond evenementoperaties. FloorPilot vervangt geen gemeentelijk zaak-, vergunningen- of besluitvormingssysteem.
Officiële besluitvorming blijft bij de bevoegde instantie.
De gemeente heeft een eigen omgeving.
Een behandelaar logt in op het Behandelcentrum en ziet daar de dossiers van zijn eigen gemeente. Geen mailbijlagen, geen losse links, en geen toegang tot de interne werkomgeving van de organisator.
De behandelaar ziet de versies die formeel zijn gedeeld. Concepten waaraan nog wordt gewerkt blijven binnen.
Per dossier is te zien welke stukken er zijn en welke nog niet, zonder erachteraan te bellen.
Een vraag om aanvulling staat bij het dossier, niet in een mailbox van één persoon.
Brandweer, GHOR en politie kunnen om advies worden gevraagd; het antwoord komt bij het dossier terecht.
Komt er een aanvulling binnen, dan krijgt de behandelaar bericht in het Behandelcentrum. Zet hij meldingen aan op zijn telefoon, dan komt het bericht ook daar binnen.
Wat is gedeeld en wanneer blijft bewaard, ook nadat een dossier is afgehandeld.
Het Behandelcentrum is geen vergunningensysteem. De gemeente beslist in haar eigen systeem; FloorPilot zorgt dat de informatie waarop dat besluit rust compleet en actueel is.
Verschillende diensten, verschillende rechten.
- EvenementencoördinatieOverzicht over dossier, actuele versies en operationele afspraken.
- VergunningverleningOntvang een compleet, ondubbelzinnig dossier met leidende versies.
- Toezicht en handhavingActuele plattegrond, contacten en wijzigingen tijdens de uitvoering.
- Openbare orde en veiligheidZicht op zones, noodroutes en de operationele briefing.
- Multidisciplinaire partnersIedere dienst ziet wat bij de eigen rol past, niet meer.
- Organisator als bronDe organisator blijft verantwoordelijk voor tijdige, actuele informatie.
U bepaalt de grens van wat een gemeente ziet.
- Interne incidentdetailsDe gemeente ziet niet automatisch de volledige interne incidentregistratie, alleen wat u deelt.
- Medische informatieMedische gegevens worden nooit standaard gedeeld met een gemeente of andere partner.
- AuditbaarIedere gedeelde aanvulling en versie staat in het gezamenlijke auditspoor.
- Rapportage per stakeholderU stelt een aparte rapportage samen per gemeente, opdrachtgever of andere partner.
- Interne en externe versieDe interne werkversie en de gedeelde versie blijven gescheiden.
Houd export en gedeelde status uit elkaar.
De gemeente gebruikt FloorPilot niet
U levert aan via de reguliere kanalen van de gemeente.
- Dossier gereed
- Export gemaakt
- Versie gedeeld
- Verzendmoment geregistreerdWat, wanneer, aan wie
- Vervolgversie voorbereid
FloorPilot toont dan niet automatisch “officieel ontvangen”, “in behandeling” of “goedgekeurd”. Die status bestaat alleen als u die zelf, duidelijk als eigen registratie, invoert.
De gemeente doet mee of er is een koppeling
Binnen de FloorPilot-samenwerking, met rollen en rechten per dienst.
- Dossier gedeeld
- Document ontvangen binnen FloorPilot
- Ontbrekende informatie zichtbaar
- Feedback of aanvulling
- Actuele versie
- AuditspoorGezamenlijk, append-only
De officiële besluitvorming blijft bij de bevoegde instantie.
FloorPilot ondersteunt samenwerking en informatie-uitwisseling rond evenementoperaties. FloorPilot vervangt geen gemeentelijk zaak-, vergunningen- of besluitvormingssysteem. Officiële besluitvorming blijft bij de bevoegde instantie.
Ontworpen met gemeentelijke feedback in de hand.
Meerdere gemeenten bevestigen problemen met documentkwaliteit, ondubbelzinnige versies, actuele informatie en overdracht. FloorPilot is daarop ontworpen. Voorwaarden en routes verschillen per gemeente en zijn configureerbaar.
FloorPilot verzint geen gemeentelijke regels. Officiële besluitvorming blijft bij de bevoegde instantie.