Leg vast wat er gebeurde, wie handelde en wat werd bevestigd.
Wat tijdens de operatie wordt gemeld, toegewezen, bevestigd en gewijzigd, vormt automatisch de basis voor deze rapportage. Na afloop heeft u bewijs, geen discussie.
Van besluit naar bewijs, zonder reconstructie achteraf
Wat er tijdens een evenement wordt besloten, staat na afloop nog steeds in verband met de reden, de persoon en de uitkomst. Niet omdat iemand het later heeft opgeschreven, maar omdat het tijdens het werk is vastgelegd.
- 1
Besluit
Wat is besloten, waarom, en door welke rol. Een grond is verplicht: een besluit zonder reden is achteraf niet uit te leggen.
Ingang Zuid gesloten wegens drukte bij de fietsenstalling.
- 2
Actie
Wat er daadwerkelijk is gedaan, en door wie. Een actie zonder eigenaar blijft liggen.
Twee stewards verplaatst naar de oostzijde, publiek omgeleid.
- 3
Bewijs
Waarneming, foto of bevestiging van de betrokkene. Wat niet is vastgelegd, heet ook zo: "hierover is niets vastgelegd", niet "geen bijzonderheden".
Foto van de nieuwe opstelling, bevestigd door de security lead.
- 4
Volgende editie
Verbeterpunten gaan mee naar de volgende keer, als expliciet punt in plaats van begraven in een evaluatietekst.
Fietsenstalling verplaatsen of tweede ingang openen bij meer dan 12.000 bezoekers.
FloorPilot beoordeelt niets en verklaart niets veilig. Het legt vast wat er is gebeurd, zodat u het zelf kunt verantwoorden tegenover de partijen die daarover gaan.
Het auditlog wordt alleen aangevuld.
| Tijd | Rol | Actie | Versie | Status |
|---|---|---|---|---|
| 13:05 | Eventmanager | briefing versie 4 gepubliceerd | v4 | ACTUEEL |
| 13:22 | Security Zone A | rol bevestigd via crew-app | v4 | BEVESTIGD |
| 21:14 | Crew · Security Zone A | incident gemeld: EHBO, Zone A | INC-014 | NIEUW |
| 21:15 | Command | incident toegewezen aan EHBO-post 1 | INC-014 | IN BEHANDELING |
| 21:24 | EHBO-post 1 | status gewijzigd na inzet ter plaatse | INC-014 | AFGEROND |
| 21:31 | Security Zone B | route-update gelezen en bevestigd | v5 | BEVESTIGD |
| 21:40 | Command | incident gesloten met korte evaluatie | INC-014 | GESLOTEN |
| 23:58 | Eventmanager | rapport gegenereerd voor opdrachtgever | R1 | GEDEELD |
Elke wijziging blijft staan, met een menselijk oordeel erbij.
Wat er verandert wordt vastgelegd met categorie, veld, oude waarde, nieuwe waarde, wie het deed, wanneer en waarom. Een wijziging kan niet worden verwijderd. Alleen afgehandeld.
FloorPilot geeft aan of een categorie door meerdere gemeenten wordt genoemd als wijziging die tot herbeoordeling kan leiden, met die onderbouwing erbij.
Of een wijziging zwaarwegend is, bepaalt een mens. Het systeem vult dat nooit zelf in en beantwoordt de open vragen niet voor u.
Moet dit opnieuw beoordeeld worden? Moet een externe partij het weten? Is een nieuwe indiening nodig? Moet de operationele overdracht opnieuw worden gepubliceerd?
Een wijziging is pas af te handelen als iemand de weging heeft gedaan. Anders zou afgehandeld kunnen betekenen dat niemand ernaar keek.
Een wijziging op de evenementdag legt FloorPilot vast als operationele afwijking, niet als wijziging van de vergunning. Dat stemt u af met toezicht.
Zwaarwegende wijzigingen uit de voorbereiding gaan mee met de volgende indiening. Er loopt geen doorlopende stroom naar de gemeente.
- Afhandeling: nog niet beoordeeld, beoordeeld of afgehandeld
- Herbeoordeling: geen review nodig, review gevraagd, reactie ontvangen of afgerond
U bepaalt per ontvanger wat zichtbaar is.
- Intern rapportDe volledige operatie, voor uw eigen team.
- OpdrachtgeverweergaveWat de opdrachtgever mag zien, zonder gevoelige details.
- Gemeentelijke samenvattingEen navolgbaar overzicht wanneer dat past.
- ExportEen compleet pakket met brondata en audit.