Zonder en met FloorPilot
Wat verandert er precies?
Twee partijen kijken anders naar hetzelfde evenement. Een organisator wil weten of alles op tijd af is en wie wat doet. Een gemeente wil weten of de afspraken worden nagekomen en wat er achteraf aantoonbaar is. Kies hieronder welk verhaal u wilt zien. Beide gebruiken hetzelfde fictieve evenement.
Havenlicht Festival, de gemeente Vlietkade en alle genoemde personen zijn verzonnen. Er staan geen gegevens van echte klanten of gemeenten op deze pagina.
Voor wie wilt u het verhaal zien?
- 1Situatie
Elf weken voor de poorten open gaan.
Zonder FloorPilotU krijgt de opdracht rond. Vanaf dat moment groeit het draaiboek vanzelf: een document hier, een mail daar, een groepsapp voor de ploeg. Niemand kiest daarvoor, het gaat gewoon zo.
Met FloorPilotHet evenement krijgt één plek. De zeven dingen die af moeten voor de opening staan er meteen in, elk met iemand die het doet en een week waarin het klaar is.
Fictief voorbeeldHavenlicht FestivalZaterdag · 18.000 bezoekers · 18:00 tot 01:00 · gemeente VlietkadeVoorwaarden uit de vergunning verwerktSanne · week 3Plattegrond en vluchtwegenMark · week 5Bezetting beveiligingDilan · week 7Briefing crew verstuurdSanne · week 9Contactpersonen vastgelegdMark · week 4Verkeersplan laatste versiein afstemmingBevestiging EHBO-post 2in afstemming - 2Probleem
De bronnen gaan uit elkaar lopen.
Zonder FloorPilotDe vergunning zegt dat de muziek om 00:30 stopt. Het rooster is gemaakt tot 01:00. In de mailketen staat dat Mark de entree doet, in de groepsapp staat Dilan. Alle vier kloppen ze op het moment dat ze zijn gemaakt.
Met FloorPilotEr is één versie. Wie iets wijzigt, wijzigt het voor iedereen, en de vorige versie blijft bewaard. Twee mensen kunnen niet langer een andere waarheid hebben zonder dat iemand het ziet.
Zonder FloorPilotFictief voorbeeldVergunning_definitief_v3.pdfPDF · 11 MBmuziek tot 00:30Rooster week 40.xlsxSpreadsheet · 6 tabbladenploegen tot 01:00RE: RE: wijziging entreeMail · 14 berichten in de ketenentree: MarkCrew HavenlichtGroepsapp · 212 berichtenentree: Dilan - 3Gevolg
Op de avond kost dat tijd die u niet heeft.
Zonder FloorPilotOm 20:14 staat het vast bij de entree. De vraag is niet wat er moet gebeuren, maar wie het doet. Drie telefoontjes later staat er iemand. Hoeveel minuten het kostte weet niemand precies, want niemand hield het bij.
Met FloorPilotDe melding krijgt direct een eigenaar en een tijdstempel. Wie hem oppakt, bevestigt dat in de app. Vanaf dat moment loopt de klok zichtbaar mee voor iedereen die meekijkt.
20:17Melding bevestigd · 20:17Security LeadHavenlicht FestivalSOS · hulp nodigNog te doen1 van 3 openExtra rijbegeleiding entree2 afgerond vanavondVanavondTakenMeldenMeerDe app van de Security LeadWat de organisator zietINC-021 · Drukte bij de entreeOpgelost20:14Gemeld door crew entree20:16Toegewezen aan Security Lead20:17Ontvangst bevestigd20:22Extra rijbegeleiding ingezet20:31Opgelost - 4Resultaat
Na afloop ligt er een dossier, geen reconstructie.
Zonder FloorPilotTwee weken later vraagt iemand hoe het ging. Het antwoord moet uit mailboxen, telefoons en herinneringen komen. Wat niet is opgeschreven, is weg.
Met FloorPilotDe tijdlijn, de besluiten en de verbeterpunten staan er al, opgebouwd tijdens de avond zelf. U hoeft niets te reconstrueren, alleen te delen wat u wilt delen.
Evenementdossier Havenlicht FestivalFictief voorbeeldIncidentmeldingen1 melding, binnen 17 minuten afgehandeldVoorbereiding7 van 7 af, laatste twee vrijdag binnenKeuzes tijdens het evenement3 vastgelegd met tijd en verantwoordelijke rolGedeeld met de gemeente4 documenten · laatst bijgewerkt za 13:05Verbeterpunt (genoteerd door de organisator)Entree eerder bemensen bij piekaankomst
Een gesprek van een half uur. We laten het product zien met verzonnen gegevens, zoals hierboven.