North Quay Festival 2026: fictief festivalvoorbeeld.
Een uitgewerkt, fictief scenario dat laat zien hoe FloorPilot werkt rond één evenement. Alle gegevens zijn verzonnen en alleen bedoeld om de werking te tonen.
Indoor/outdoor havenfestival.
Zones: Main Stage, Havenpodium, Entree, EHBO, Backstage en Techniek. Teams: organisatie, beveiliging, bar, EHBO, techniek, runners en floormanager/command.
Bezoekers binnen tonen we niet zonder echte ticket-/scannerkoppeling; hier zie je verwachte bezoekers en capaciteit.
Live overzicht
--:--:--- EHBO-inzet · HoofdpleinOPENToegewezen aan EHBO-post 1 · 21:15
- Hek verplaatst · Entree ZuidBEZIGToegewezen aan Security Lead · 21:04
- Geluidscontrole Podium AAFGERONDToegewezen aan Stagemanager · 20:48
- Vermist kind · infopuntAFGERONDToegewezen aan Coördinator · 20:31
- Stroomstoring bar 2BEZIGToegewezen aan Techniek · 20:12
- Security LeadZuidpoort
- EHBO-post 1Hoofdplein
- StagemanagerPodium A
- CoördinatorBackstage
- Gemeld21:15
- Toegewezen21:16
- Ter plaatsenog niet
- Afgerondnog niet
Elke stap komt in de append-only auditlog, met rol en tijdstip.
Klaar vóór livegang.
Gereedheid is voorbereiding, geen bezoekersaantal. Het laat zien wat af is en wat nog open staat vóór het evenement begint.
Wat komt er over van de editie van 2025?
North Quay 2026 begint niet met een leeg draaiboek. Wat bij de vorige editie klopte blijft staan, het verschil vraagt opnieuw om een oordeel.
- Zones en terreinZelfde indeling als 2025Ongewijzigd
- Verwachte bezoekers12.000 naar 15.000Gewijzigd
- HavenpodiumTweede podium toegevoegdNieuw
- Contactpersoon EHBOZelfde post, ander nummerGewijzigd
- Noodroute oostVorige editie niet ingevuldNiet vastgelegd
- Evaluatiepunt 2025Entree eerder bemensen bij piekNieuw
Een onderdeel dat bij de vorige editie niet is vastgelegd, komt niet terug als “ongewijzigd”. Niets weten is geen bevestiging.
Niet iedereen ziet alles.
Crew komt binnen via QR of pincode en ziet alleen wat bij de eigen rol hoort. Floormanager/Command ziet het volledige beeld.
Ziet bar-taken en de eigen zone, geen beveiligings- of medische details.
Ziet beveiligingstaken, incidenten en escalaties voor de eigen zone.
Ziet medisch-relevante meldingen en contacten.
Ziet technische taken en de planning.
Ziet het volledige beeld live, over rollen en zones heen.
Drukte bij entree
Gemeld 20:14 · toegewezen door Command 20:16
- Uw zone: Entree Zuid
- Noodcontact: Coördinator veiligheid
Gelezen is niet bevestigd. Pas na deze knop staat het in het auditlog.
Dezelfde melding, gezien vanaf de vloer
Om 20:16 wees Command het incident toe. Dit is wat de Security Lead op dat moment op zijn telefoon zag: één taak, de eigen zone en een knop om te bevestigen. Geen toegang tot medische details of het volledige incidentoverzicht.
- Geen kantoorloginCrew komt binnen via QR of pincode, voor de duur van het evenement.
- Alleen de eigen rol en zoneWat een Security Lead ziet, is niet wat EHBO ziet.
- Bevestigen is een handelingDe bevestiging van 20:16 staat als aparte regel in het auditlog hieronder.
Live meekijken tijdens het evenement.
- 20:14Incident gemeld: drukte bij entree
- 20:16Toegewezen aan Security Lead
- 20:22Actie: extra rijbegeleiding ingezet
- 20:31Status: opgelost · update naar Command
Zone-overzicht (losse zoneblokken). Een echte plattegrond is een geüploade kaartlaag.
Eén incident, netjes gevolgd.
- Toegewezen aan
- Security Lead
- Actie
- Extra rijbegeleiding + update
- Status
- opgelost
Beter dan losse WhatsApp-berichten: de melding heeft een eigenaar, een status en een tijdlijn, en blijft achteraf terug te vinden in het rapport en de auditlog.
Na afloop: een toetsbaar dossier.
Incidentoverzicht
1 incident, binnen 17 min afgehandeld.
Tijdlijn & afhandeling
Volledige chronologie met acties en eigenaar.
Auditlog
Append-only: wie, wanneer, welke rol, waarom.
Verbeterpunten
Entree eerder bemensen bij piekaankomst.
Interne versie
Volledig beeld voor het eigen team.
Klant-/stakeholderversie
Gecureerd, met alleen wat bedoeld is om te delen.
Gevoelige details (medisch/beveiliging) worden niet automatisch breed gedeeld; de organisator bepaalt wat extern gaat.
Het auditlog van deze avond
Append-only: regels komen erbij, ze worden niet overschreven of verwijderd. Dit is dezelfde melding die u hierboven live zag binnenkomen.
| Tijd | Rol | Actie | Versie | Status |
|---|---|---|---|---|
| 13:05 | Eventmanager | briefing versie 4 gepubliceerd | v4 | ACTUEEL |
| 13:22 | Security Lead | rol bevestigd via crew-app | v4 | BEVESTIGD |
| 20:14 | Crew · Entree | incident gemeld: drukte bij entree | INC-021 | NIEUW |
| 20:16 | Command | incident toegewezen aan Security Lead | INC-021 | IN BEHANDELING |
| 20:16 | Security Lead | ontvangst bevestigd via crew-app | INC-021 | BEVESTIGD |
| 20:22 | Security Lead | actie vastgelegd: extra rijbegeleiding | INC-021 | IN BEHANDELING |
| 20:31 | Security Lead | status gewijzigd na inzet ter plaatse | INC-021 | OPGELOST |
| 20:38 | Command | incident gesloten met korte evaluatie | INC-021 | GESLOTEN |
| 23:58 | Eventmanager | rapport gegenereerd voor opdrachtgever | R1 | GEDEELD |
Van organisator tot opdrachtgever.
Gemeenten en publieke partners kunnen, afhankelijk van de inkooproute en werkwijze, optreden als beoordelaar, pilotpartner of opdrachtgever. FloorPilot ondersteunt samenwerking en informatie-uitwisseling rond evenementoperaties. FloorPilot vervangt geen gemeentelijk zaak-, vergunningen- of besluitvormingssysteem. Officiële besluitvorming blijft bij de bevoegde instantie.
Wat de gemeente bij dit evenement zou zien
Twee situaties, bewust uit elkaar gehouden. Zonder deelname van de gemeente toont FloorPilot nooit uit zichzelf een officiële status.
De gemeente gebruikt FloorPilot niet
U levert aan via de reguliere kanalen van de gemeente.
- Dossier gereed
- Export gemaakt
- Versie gedeeld
- Verzendmoment geregistreerdWat, wanneer, aan wie
- Vervolgversie voorbereid
FloorPilot toont dan niet automatisch “officieel ontvangen”, “in behandeling” of “goedgekeurd”. Die status bestaat alleen als u die zelf, duidelijk als eigen registratie, invoert.
De gemeente doet mee of er is een koppeling
Binnen de FloorPilot-samenwerking, met rollen en rechten per dienst.
- Dossier gedeeld
- Document ontvangen binnen FloorPilot
- Ontbrekende informatie zichtbaar
- Feedback of aanvulling
- Actuele versie
- AuditspoorGezamenlijk, append-only
De officiële besluitvorming blijft bij de bevoegde instantie.